Ludinam : du 25 au 28 mai 2017 à Besançon

[Solias]

Voici une petite liste des points qui me semblent avoir été problématiques :
- comme cela à déjà été dit, l'attribution des t-shirt / badges était chaotique
- problème de fléchage, extérieur d'une part (pour indiquer l'événement à l'U-sport par exemple, je n'ai vu aucun panneau indicateur) ou intérieur d'autre part (pour trouver les différentes section à l'intérieur du Kursal)
- répartition des animateurs. Nous étions trop nombreux pour animer la grande salle du Kursal, nous aurions pu déplacer un ou deux animateurs vers la salle de jeux "experts". Je pense cependant que cela était lié au manque d'affluence (surtout le dimanche)

J'ajouterai une remarque qui n'est pas liée au travail de bénévole le jour J, mais à l'organisation général :
J'ai le sentiment que le choix de la date n'était pas le plus judicieux. Il y avait en effet d'autres événements d'ampleur en même temps (foire comtoise, color run) qui ont surement contribuer à réduire le nombre de visiteurs. Bien évidement, n'étant pas organisateur et n'ayant donc pas connaissance des différentes contraintes, j'ignore totalement si cette date a été choisie en connaissance de cause ou non, c'est juste une remarque d'un point de vue externe à l'organisation.

Pour le reste, cela s'est plutôt bien passé et le public semblai satisfait. Je n'ai pas perçu de frustration ou d'énervement de la part des joueurs, et ils semblaient contents de l'accueil reçu.

[jub]

Pour ce qui est de la date, il a été difficile de trouver une date qui n'était pas en concurrence avec les autres événements ludiques de la région.

[Gonc2]

Je n'ai pas fait parti des bénévoles mais oui d'un oeil extérieur je suis pas sur que le faire en même temps que la foire comtoise soit judicieux. D'autre événement de la région pas de soucis. Mais la foire comtoise c'est un peu L'événement annuel de Besançon.

[pepin]

Certes au niveau de la date, il y a plein d'autres événements mais le pont de l'ascension reste idéal pour faire un festival sur plusieurs jours.
Après, je ne pense pas qu'on entre en réelle concurrence avec la foire comtoise. On ne touche pas tout à fait le même public.
Il y aura toujours des événements en même temps, et c'est à nous, bénévoles et organisateurs de Ludinam, de faire que le festival soit l'événement principal de la région lors du week-end de l'ascension.

[Adrezo]

Certes au niveau de la date, il y a plein d'autres événements mais le pont de l'ascension reste idéal pour faire un festival sur plusieurs jours.
Après, je ne pense pas qu'on entre en réelle concurrence avec la foire comtoise. On ne touche pas tout à fait le même public.
Il y aura toujours des événements en même temps, et c'est à nous, bénévoles et organisateurs de Ludinam, de faire que le festival soit l'événement principal de la région lors du week-end de l'ascension.

Pas tout à fait d'accord. Un long week-end est certes propice a un festival sur 4 jours, mais aussi à partir en week-end ailleurs. Ensuite il faut être réaliste la foire comtoise c'est une institution, jamais aucun autre événement ne sera au niveau en terme d'affluence et de renommée Ce qui n'empêche pas de faire de notre mieux 

Entre la foire comtoise, le grand week-end et la color life ca fait quand même,k je trouve, beaucoup de point un peu sombre pour la fréquentation. Mais n'étant pas du tout habitué à ce genre d'événement mon avis vos ce qu'il vaut xD

[Mumu]

En ce qui concerne la date, je pense que oui le public était présent mais que ce genre de festival serai mieux placé en automne ou au printemps car la, on avait plus envie d'aller se baigner plutôt que s'enfermer au kursall !

J'ai fait 4 heures de buvette et j'ai trouvé qu'il y avait un manque de consignes, par exemple les pizzas ne devaient pas être données aux bénévoles puis oui puis non ! Idem pour les gâteaux au chocolat et les carot cake, certains bénévoles en ont eu,d'autres non. Certains m'ont dit que les bénévoles avaient droit à la boisson à volonté alors que d'autre avaient juste un ticket jaune par demi journée...
Pas mal de visiteurs se sont pleins des prix, 4 euros le sandwich ou un 1/4 de pizzas cela faisait cher.

Il y a eu un manque de communication au public sur le programme, de nombreuses personnes sont venues me demander ou était prismatik et le cosplay.

Je trouve aussi qu'il y avait une manque de fléchage au niveau de l'u sport et j'ai pas trouvé le lycée fx en suivant les flèches mais après je suis peut-être pas douée !

En tout cas le festival était top, bravo à tous pour le boulot accompli !

[LaurentD]

Petit retex sur le festival :
-> Beaucoup de choses à voir, à faire, à découvrir, une grande première pour pas mal de personnes.
-> Comme Titi, pas de tee-shirt, pas d'enveloppe ...   mais tout est rentré dans l'ordre quelques heures plus tard.
-> Beaucoup de bénévoles, peut-être trop ? étant à l'accueil dimanche à partir de 12h00, ce fut un flot d'entrées et de sorties de bénévoles 
-> Les programmes payants et seulement donnés avec le badge, j'ai trouvé ça moyen
-> les jetons "orange" pourraient être au format caddie de supermarché, ce serait un bon de coup de pub et les gens ne se les feraient pas rembourser si non utilisés
-> Un peu le bazar dans la grande salle, entre les éditeurs, les DYP, les jeux posés sur les tables et la grande banque de jeux, peut-être manquait-il un pilote ou un spécialiste qui conseille et qui dirige vers un animateur ? Réflexions et remarques qui me viennent sur le moment
-> Malgré une organisation qui n'est pas évidente, merci à David, à Mumu, j'en oubli très certainement, le planning des animateurs est peut-être à améliorer
pour une meilleur répartition des jeux, des salles...
Il est vrai que certains animateurs se sont portés volontaires au dernier moment, moi le premier     Pas facile pour le planning !
-> La scène n'était pas très utilisée, j'ai vu deux tables de joueurs le samedi
-> Un peu, voire beaucoup, de manque de cohésion au final pour le rangement et le tri des jeux. Désignation d'un responsable au début et à la fin ?
-> Seul Adrien a pris des photos ? Désignation d'un "reporter photo" ?
-> très gros succés pour les escapes room et truck, carton plein
Enfin, bravo à toutes et à tous pour l'ensemble du travail en amont, c'est pas évident de motiver les troupes avant le festival.

J'ai pris beaucoup de plaisir à participer et à vous voir oeuvrer dans la joie et la bonne humeur pour valoriser les jeux et notre association.
http://zupimages.net/viewer.php?id=17/22/2yvk.jpg

Rendez-vous l'année prochaine (sans cannes anglaises  )


Pour complément d'information, le compte-rendu d'un extérieur, Johan auteur de "sombre" à l'adresse suivante :
http://www.terresetranges.net/forums/viewtopic.php?pid=16122#p16122

[GRUXXKI]

Pour information, nos derniers comptes montent à plus de 8000 personnes en fréquentation sur les 4 jours ce qui est une véritable réussite.

Pour les autres points nous prendrons le temps d'y répondre et d'analyser. Il y en a beaucoup qui ne sont pas de notre faite (la date et la température) et sur lesquels nous n'auront pas la main.

Pour les bracelets/t-shirts, un carton complet nous a probablement été dérobé dans la nuit du vendredi car nous n'avons pas remis la main dessus et nous avons du refaire en urgence l'ensemble des badges le matin. Je trouve justement que l'équipe a une belle capacité d’adaptation face à un flot de problèmes continues.

Pour les tarifs restaurations, il faut savoir que les sandwichs issus de circuit court sont vendu à 4,5€ à la Guinguette de la gare d'eau. Nous avons eu un retour de public qui justement nous ont dit que c'était vraiment pas cher une fois qu'on y avait goutté et les gens qui en ont pris un en ont repris. Pour les pizzas elles suivent le même parcours, elles sont vendu entre 10 et 12€ complètes à la gare d'eau, le quart de pizza à 4€ était donc cohérent. A savoir qu'un quart de pizza brioche doré qui fait de l'industrielle est à 4.7€.

Les problématiques de fléchages ont été identifié et il n'y avait plus de problème le dimanche. Mais clairement nous allons changer le format et certainement abandonné l'université et la citadelle qui nous ont épuisé.

Désolé pour le retard dans le retour, nous avons terminé le dernier rangement mardi vers 18h. Hier nous avons commencé le bilan financier et nous avons encore beaucoup de boulot à abattre. 

Juste comme ça, je suis franchement très fier de cet événement, pour une première édition, 8000 personnes ça nous place comme plus gros événement ludique de la région Bourgogne/Franche Comté, le public nous envoie des retours qui font chauds au cœur et les problèmes d'organisations internes n'ont pas transparu dans l'événement. Merci encore milles fois à tous ceux qui ont donné de leur personne pour faire de ce moment une grande réussite !!!

La suite c'est un pot bénévole où l'on espère pouvoir vous retrouver. Nous voulons également inclure en amont le plus de bonnes volontés possibles dans l'organisation. Nous avons laissé beaucoup d'association en autonomie sur certain pôle, et nous comprenons que dans certains cas cela ne fonctionne pas. Nous avons encore beaucoup d'événement en cours de planification et des choses qui pourraient devenir majeurs pour les assos de jeux, mais je vous laisse la surprise...

[kouyne]

Edit : oups le post d'Olivia a disparu
http://france3-regions.francetvinfo.fr/bourgogne-franche-comte/doubs/grand-besancon/besancon/besancon-mise-jeu-ludinam-1254875.html
(Il y a surement un autre moyen que copier/coller le lien...)
L'expo a fait l'objet d'un reportage sur France 3, comme com' c'est pas si mal
Et pour le reste, je suis assez d'accord sur le fait qu'en ce qui me cncerne, l'organisation n'a pas été fluide, ni très sereine d'ailleurs.

Quoiqu'il en soit, sur la deuxième partie de ta demande, je pense que le forum du C.LU.B. aurait été plus approprié pour ce genre de demande.

Pour l'instant, comme l'a dit Eric on a surtout prévu un pot de remerciement pour tous les bénévoles qui ont contribué à Ludinam.
La date : avant la fin juin
Le lieu : probablement la salle Battant.
L'heure : en soirée.

[Adrezo]

Bonjour tout le monde,

Ludinam est maintenant passé et nous sommes nombreux à avoir des remarques et des questions concernant Ludinam. En discutant avec le plus de personnes possibles j'ai récupéré les questions/remarques et j'ai pu discuter avec Eric pour avoir des réponses.

Certains d'entre nous, comme d'autres bénévoles n'ont pas eu de t-shirt ou de badges. Ça a été dit le jour même et après aussi : un des carton a été volé avec une centaine de badges et des t-shirt. Du coup certains ont été vraiment déçus de ne pas avoir de badge ou de t-shirt ce qui est parfaitement compréhensible. Et nous espérons tous que l'année prochaine il n'y aura pas ce genre de problème.

Les badges ont été extrêmement coûteux à faire et n'ont pas été nominatif pour une question de gain de temps et de logistique. L'équipe chargée de les faire a passé 4 après-midis complets. Et je comprends personnellement que l'ajout de nom en plus du découpage, plastifiage etc... n'était pas leur priorité. De plus il était prévu que les badges soient restitués à la fin de l'évènement, raison de plus pour ne pas inscrire son nom dessus.

Concernant maintenant le tickets boissons en plus des repas, comme nous avions eu "l'habitude" lors de Fêtes vos jeux ou encore de Ludesco le seul problème est financier. Nous étions 250 bénévoles, qu'il fallait nourrir sur 4 jours (certes pas les 250 en même temps). La nourriture/boisson pour les bénévoles représente une des plus grosses dépenses pour le festival. Le samedi matin, je suis passé distribuer des bouteilles d'eau à tout les animateurs, associations, exposants et Eric a refait une tournée l'après midi. L'envie de bien nous recevoir était donc bien présente et le manque d'argent est clairement le seul responsable.

Au sujet des dotations, nous étions 3 associations à participer : les Ludonautes, le PlayMeuh et DYP. Les membres du CLUB ont décidé de faire une dotation égale en répartissant de manière équitable les jeux. Ce qui ne les empêche pas de reconnaître notre forte implication, comme celle des autres associations qui étaient moins présent en nombre car moins nombreuses en adhérents. L'association qui a réussi à motiver le plus de ses membres est PIXEL où 100% de leur membres ont été présents sur le salon. Qu'est-ce qu'on attend pour faire comme eux l'année prochaine ?.

Concernant maintenant notre activité plateau. Nous avons trouvé dommage de ne pas pouvoir utiliser la scène et cela n'est pas du fait du CLUB mais simplement des gérants du Kursaal qui ont dit non. Tout le monde aurait bien aimé pouvoir occuper cet espace. Dans un post précédent Eric indiquait que certaines associations en qui le CLUB avait confiance les ont un peu déçu, mais cela ne s'adressait pas à nous comme certains, dont je fais partie ont pu le comprendre vu que la la réponse s'est faite sur notre forum. Personnellement je n'avais pas compris vraiment ce que le CLUB attendait de nous et je ne pense pas être le seul. Ils auraient aimé que nous soyons plus autonome et que nous gérions notre espace.

Globalement ce qui nous a posé le plus de problème c'est le transfert des infos : nous avions l'impression que les infos ne circulaient pas, alors qu'en fait au début les questions que nous avions n'avaient simplement pas encore de réponse. Et une fois les réponses disponibles il nous manquait un vrai intermédiaire. L'année prochaine une personne motivée et intéressée pourra faire cet intermédiaire.  De plus il est souhaité par les Co-présidents du CLUB que les espaces soient gérés par d'autres personnes qu'eux. Et il est fortement souhaité et encourage que DYP propose encore son aide mais aussi des idées pour gérer son espace. L'année prochaine nous serons de vrais partenaires et les espaces pourront, dans la mesure du possible et de manière logique, être gérés en fonctions de nos idées, envies etc...

Enfin concernant le pot bénévole, en fait c'est un pot organisé pour les bénévoles CLUB et pas Ludinam. Les animateur DYP et des autres associations sont bien entendu considérés comme bénévoles mais pas bénévoles CLUB. Nous sommes en train de voir avec le CLUB si nous pouvions avoir une réunion/pot/soirée, comme on veut, avec un ou plusieurs membre du CLUB spécialement pour DYP. Dès que j'aurai plus d'informations dessus (ils sont très occupés par le Ludinam Tour en ce moment) je reviendrais vers vous.

Justement, venons en au Ludinam Tour. Qu'est-ce que Ludinam Tour ? C'est une suite de soirées qui est organisée par le CLUB avec pour but d'inscrire encore plus dans les esprits le nom Ludinam mais aussi d'aider financièrement pour les prochaines années. Si certains d'entre vous sont intéressés pour être bénévoles pour une ou plusieurs des ces animations du Ludinam tour vous serez les bienvenue et je vous invite à vous rapprocher du CLUB.

Si vous avez d'autres remarques/questions, n'hésitez pas, nous avons tous intérêt à ce que le dialogue se passe au mieux avec Ludinam pour que ce festival qui se passe chez nous puisse s'imposer comme un événement remarquable.

Et l'année prochaine alors ?

Nous avons déjà les dates, nous savons maintenant que le CLUB souhaite nous donner une marge de manœuvre plus importante et qu'une personne sera officiellement l'intermédiaire entre Ludinam et DYP ce qui évitera tous les malentendus de cette année (au pire ceux qui entendent mal... suivez mon regard et venez me voir). Tout le monde avait de bonnes idées pour cette année, gardez les en tête pour l'année prochaine afin que le stand et les animations DYP soient au top comme à chaque fois !

[Titi]

Merci Adrien !

[Adrezo]

Article disponible ici : http://doubs-you-play.fr/sitev2/index.php/qui-sommes-nous/le-calendrier/21-dyp-et-ludinam-2017

Merci à tout ceux qui m'ont aidé à le réaliser.

[Titi]

Classe !